Jesyon Fon Endividi yo

Règleman alokasyon pèsonèl yo esplike responsablite DDSOO yo ak ajans volontè OPWDD ki aksepte responsablite pou jere nenpòt lajan pèsonèl nan non moun y ap sèvi yo. Yo presize responsablite founisè rezidansyèl yo ak founisè ki pa rezidansyèl yo. Kèlkeswa sous lajan an, si ajans la ap jere lajan, ajans lan dwe suiv règleman sou alokasyon pèsonèl yo ki gen ladan anrejistre chak resi ak debousman lajan ajans lan jere, tankou depo, retrè, enterè ak transfè ant kont yo. 

Alokasyon pèsonèl yo sòti nan revni mansyèl yon moun, ki gen ladan revni ou pa touche tankou benefis gouvènman an ak nenpòt revni touche. I enportan ki en dimoun i ganny akse avek son alokasyon personnel letan larzan i vin disponib. Ajans lan dwe separe alokasyon pèsonèl ak lòt lajan nan twa jou ouvrab apre li resevwa l. Yo dwe bay moun yo lajan pèsonèl nan twa jou ouvrab apre demann lan.

Ajans rezidansyèl la dwe detèmine si yon moun bezwen yon reprezantan benefisyè. Bezwen pou yon reprezantan benefisyè dwe evalye ak dokimante nan 10 jou apre admisyon, nenpòt lè yon moun demenaje, si gen yon chanjman nan sikonstans yo oswa kapasite yo jere lajan, epi si moun nan oswa yon lòt moun mande li nan non yo. Si ajans lan detèmine yon moun bezwen yon reprezantan benefisyè, epi li pa t gen youn anvan, yon pwofesyonèl swen sante dwe fè yon evalyasyon epi soumèt rezilta yo bay SSA. Dokimantasyon dwe konsève. 

Si reprezantan benefisyè a se direktè etablisman an, yo dwe jere benefis ak alokasyon pèsonèl moun nan san yo pa chaje yon frè. Si direktè etablisman an pa reprezantan benefisyè a, yo dwe ofri alekri pou jere alokasyon pèsonèl la gratis. Nou jwenn plis enfòmasyon sou responsablite reprezantan benefisyè yo nan 14 NYCRR Seksyon 633.9.  

Ajans rezidansyèl la dwe devlope ak aplike règleman ak pwosedi pou jesyon ak itilizasyon lajan yo. Règleman ak pwosedi yo dwe adrese, nan yon minimòm:

• Sekirite nan fon, ki gen ladan kote a konsève ak restriksyon sou aksè
• Responsablite anplwaye yo, volontè yo ak founisè yo
• Konsèvasyon, tou de elektwonikman ak sou papye
• Depans ak siveyans alokasyon pèsonèl
• Ke itilizasyon alokasyon pèsonèl se pou benefisye moun nan sèlman epi reflete chwa yo
• Yon pwosesis pou planifikasyon depans pèsonèl endividyèl ak aplikasyon yon Plan Depans Pèsonèl (PEP) 
• Notifikasyon bay moun ak pati yo chwazi lè founisè a ap aplike pou li reprezante benefisyè a
• Repons pou demann pou kontablite

Ajans rezidansyèl la responsab pou jere kont alokasyon pèsonèl la lè l sèvi avèk direktiv sa yo:

• Alokasyon pèsonèl yo dwe separe ak revni oswa Revni Net Disponib Mansyèl (NAMI) nan twa (3) jou ouvrab apre li resevwa l. 
• Yo dwe kenbe yon dosye tout resous yo pou asire w kontinye kalifikasyon pou benefis ak dwa yo 
• Pwosesis kontablite a dwe idantifye klèman alokasyon pèsonèl kòm separe de nenpòt lajan ki fè pati ajans lan, anplwaye li yo, kontraktè, konsiltan, volontè, oswa founisè swen fanmi an.
• Kont alokasyon pèsonèl la dwe reflete tout enterè yon moun touche si alokasyon pèsonèl la te depoze nan yon kont labank ajans.

Anplis direktiv sa yo, ajans oswa ajans patwone a dwe genyen pwosedi pou kontwole total lajan yon moun gen aksè endepandan epi travay avèk moun nan pou asire total sa a pa depase kantite lajan ki espesifye nan Evalyasyon Jesyon Lajan moun nan ( MMA). Sa gen ladann:

• Lajan kach oswa ekivalan lajan kach, tankou yon kat debi oswa kat kredi prepeye, nan posesyon moun nan
• Lajan moun nan kenbe nan salè yo
• Lajan kenbe nan yon kont moun posede (pa egzanp, nan yon kont labank kominote a)

Moun pafwa deplase soti nan yon sitiyasyon k ap viv nan yon lòt. Pandan tranzisyon sa a, li enpòtan pou yo gen aksè san enteripsyon nan lajan alokasyon pèsonèl yo.

Lajan alokasyon pèsonèl se pou moun nan epi yo dwe disponib pou depans pèsonèl nan diskresyon moun nan. Pou asire ke lajan moun nan rete disponib, pwosedi espesifik yo te mete an plas epi yo dekri pi ba a.   

Lè ajans orijinal la se reprezantan benefisyè a, epi lajan moun nan sòti nèt nan lòt sous Sekirite Sosyal oswa SSI, yo dwe voye balans tout lajan alokasyon pèsonèl yo bay pati ki apwopriye a nan nouvo rezidans lan nan 10 jou apre depa moun nan. . Pandan tranzisyon an, nenpòt lajan anplis ki resevwa anvan deziyasyon yon nouvo reprezantan benefisyè dwe voye nan 5 jou ouvrab apre li resevwa a nouvo ajans la. Aranjman sa a ap kontinye jiskaske yo deziyen yon nouvo benefisyè. Si nouvo rezidans lan se yon DDSOO oswa yon rezidans sètifye volontè, nouvo founisè a dwe detèmine si yon reprezantan benefisyè toujou bezwen epi aplike pou l resevwa lajan, si sa aplikab, nan 10 jou apre admisyon an.

Pwosedi sa yo aplike, kèlkeswa kote moun nan ap deplase, lè nenpòt nan lajan moun nan soti nan peman ke Administrasyon Sekirite Sosyal (SSA) fè:

Lè pral gen yon chanjman nan reprezantan benefisyè, tout lajan ki soti nan SSA yo dwe retounen nan SSA nan 10 jou. Nouvo ajans oswa benefisyè a dwe fè konnen dat ak kantite lajan yo retounen.
SSA ka bay pèmisyon alekri pou voye lajan yo bay nouvo benefisyè a si yo mande pou yon moun espesifik oswa nan sèten sikonstans. Pèmisyon sa a dwe kenbe nan dosye a.
Si SSA te resevwa pèmisyon alekri pou voye lajan bay nouvo ajans la, yo dwe voye lajan nan lespas 10 jou apre demenajman an.
Anplis de pwosedi ki endike anwo a, kondisyon espesifik sa yo aplike lè yon moun demenaje ale nan yon lòt rezidans OPWDD sètifye oswa opere: 

• Lè yon moun demenaje, ajans lan dwe voye pi piti nan 1 mwa alokasyon pèsonèl legal la oswa total lajan moun nan, bay nouvo ajans la anvan li retounen nenpòt lajan ki rete nan SSA. 
• Lè yon nouvo ajans nonmen reprezantan benefisyè epi li resevwa lajan yon moun, yo dwe trete lajan an kòm alokasyon pèsonèl. Si nenpòt lwaye dwe pou yon peryòd anvan nominasyon kòm reprezantan benefisyè, ajans lan dwe jwenn pèmisyon alekri nan men SSA pou kolekte li sof si moun nan abite nan yon ICF, DC, oswa SRU. 
• Yo dwe voye fon antèman an bay nouvo benefisyè a nan 10 jou ouvrab epi yo dwe idantifye klèman kòm sa. Nouvo ajans lan dwe kont pou fon antèman an separeman pou li rete yon resous eskli pou rezon SSI ak Medicaid.
• Si yo detèmine yon moun bezwen yon reprezantan benefisyè, nouvo ajans lan dwe aplike nan SSA pou vin reprezantan moun nan benefisyè nan 10 jou ouvrab apre demenaje moun nan. Ajans rezidansyèl la ta dwe dokimante nesesite pou yon benefisyè ak òf yo sèvi kòm reprezantan benefisyè. Dokiman sa a ta dwe konsève nan dosye ka a. 

Pwosedi yo detaye pi wo a gen entansyon pou evite defisi nan alokasyon pèsonèl yon moun lè yo deplase nan yon nouvo rezidans. Si yon moun demenaje nan yon rezidans yon lòt ajans opere epi yon defisi tanporè rive paske benefis moun nan poko peye nan nouvo ajans lan, ajans lan ka avanse alokasyon pèsonèl moun nan jiskaske benefis yo resevwa. Sa a se sèlman lè yon ajans ka avanse lajan bay yon moun. Nenpòt lòt avansman lajan reprezante pwomès epi li entèdi. 

Yon founisè ki pa rezidansyèl ki aksepte lajan alokasyon pèsonèl ki soti nan yon ajans rezidansyèl pou itilizasyon yon moun pran responsablite pou lajan sa yo epi li dwe okipe yo an akò ak règleman alokasyon pèsonèl yo. 

Responsablite sa a gen ladan etabli règleman ak pwosedi ki adrese, nan yon minimòm:

• Itilizasyon lajan yo
• Sekirite lajan yo
• Konsèvasyon, tou de elektwonikman ak sou papye
• Responsablite tout pèsonèl ajans ki okipe lajan an tankou anplwaye, kontraktè, konsiltan ak volontè 
• Depans ak siveyans alokasyon pèsonèl

Anplis de sa, règleman alokasyon pèsonèl mande pou yon founisè ki pa rezidansyèl dwe:

• Kenbe yon dosye ajou espesifik pou moun oswa yon liv ki detaye resi, debousman ak balans lajan alokasyon pèsonèl yo.
• Jwenn resi yo dapre 14 NYCRR 633.15
• Asire ke depans yo benefisye moun nan e ke atik yo achte pa oswa pou moun nan vin pwopriyete pèsonèl li
• Asire w ke itilizasyon alokasyon pèsonèl yo an akò ak plan depans moun nan
• Voye ajans rezidansyèl la yon kopi Ledger pou chak moun pwogram nan kenbe lajan alokasyon pèsonèl chak trimès.

Gen diferan kalite kont ki asosye ak alokasyon pèsonèl. Dokimantasyon dwe konsève pou tout kont ki kouvri anba règleman alokasyon pèsonèl yo. Pandan ke ou ka pa travay ak tout nan yo, ou ta dwe abitye ak objektif yo epi ou ta dwe konnen tou:

• Ki moun ki nan ajans ou a jere kont yo?
• Ki jan ajans ou a jere alokasyon pèsonèl? 

Ou ta dwe konnen tou ki jan pou w jwenn enfòmasyon konsènan kantite lajan alokasyon pèsonèl ki dwe yon moun nan nenpòt mwa ak total balans (yo) nan kont alokasyon pèsonèl ou travay avèk yo. Kont sa yo ka genyen nenpòt oswa tout bagay sa yo:

• Yon kont alokasyon pèsonèl
• Yon ajans konfidansyal kont alokasyon pèsonèl
• Yon kont moun posede
• Lajan kach oswa ekivalan lajan kach, tankou yon kat debi oswa kat kredi prepeye, nan rezidans moun nan ak/oswa pwogram jou.
• Lajan nan posesyon moun nan

Kont Alokasyon Pèsonèl
Lè ajans rezidansyèl la jere alokasyon pèsonèl, yo dwe etabli yon kont alokasyon pèsonèl pou moun nan. Sa a aplike lè ajans lan se reprezantan benefisyè a ak/oswa lè yo resevwa lajan nan men reprezantan benefisyè a oswa moun pou jere. Kont alokasyon pèsonèl la konsiste de yon pwosesis kontablite pou anrejistre resi ak debousman tout alokasyon pèsonèl yo. Pa gen okenn fòma obligatwa, men li sijere ke gen kolòn pou montre diferans ki genyen ant revni aktyèl la ak ekonomi. Ajans yo dwe idantifye ki kont ki kenbe alokasyon pèsonèl ak ki kantite lajan yo genyen nan chak, omwen chak trimès. Lajan kont alokasyon pèsonèl yo dwe konsève nan youn oswa plis nan kont sa yo:   

• Yon ajans konfidansyal kont alokasyon pèsonèl
• Yon kont moun posede
• Lajan kach nan kay moun nan
• Lajan Kach ak lòt founisè sèvis yo

Kont Alokasyon Pèsonèl Fidikyè Ajans

Yon ajans etabli yon kont alokasyon pèsonèl fidisyè pou genyen lajan alokasyon pèsonèl yo responsab. Yo ka genyen alokasyon pèsonèl pou plizyè moun, men ajans yo dwe kapab idantifye alokasyon pèsonèl ki fè pati chak moun. Kont lan dwe pote enterè. Enterè sou kont lan dwe repati bay tout moun ki gen lajan nan kont lan. Pandan ke ajans lan kontwole kont labank, ajans lan pa posede lajan ki nan kont lan. 

Se sèlman anplwaye ajans ki otorize yo ta dwe gen aksè a kont fidisyè a. Lajan yo ka debouse sèlman jan sa a:

• Pou moun nan pou depans 
• Nan rezidans lan kenbe lajan kach nan men pou moun nan 
• Pou machann yo peye depans alokasyon pèsonèl yo  
• Pou fanmi oswa zanmi pou ranbouse acha ak resi
• Nan yon kont moun ki posede

Kont moun ki posede
Yon kont moun posede se yon kont nan yon enstitisyon finansye nan kominote a. Yo ka itilize kont la pou moun ki gen kèk ladrès pou jesyon lajan men ki bezwen fòmasyon, pou moun ki bezwen èd pou depoze ak retire lajan fizikman, oswa pou lòt rezon jan yo dokimante nan PEP la. Li ta dwe nan non moun nan sèlman pou reflete sèl pwopriyetè. Kont lan pa dwe janm sou non moun nan ak non ajans lan oswa yon anplwaye ajans lan. Si sa posib, kont lan ta dwe pote enterè. Salè yo ka depoze nan kont lan. An tèm de dokiman ak kontwòl, depo dirèk se toujou yon bon lide.

Gen kèk ajans ki itilize kat debi oswa kat ATM pou pi byen jere alokasyon pèsonèl yo. Sa a gen yon avantaj kòm lajan ka jwenn aksè nan prèske nenpòt kote ak nan menm mòd ak tout lòt moun. Pifò ATM gen kamera, ki itil lè w ap mennen ankèt sou pwoblèm. Deklarasyon bank la montre retrè ak kredi epi yo ka itilize kòm yon kontwòl entèn. Li diminye tou kantite lajan kach nan kay la. 

Piske kont moun ki posede a se sèlman nan moun nan, yo responsab pou nenpòt frè ki konekte ak kont lan. Sepandan, ajans lan gen yon devwa pou chèche pi bon opsyon pou moun nan epi eseye anile nenpòt frè. Ajans lan responsab tou pou kontwole balans kont lan pou asire ke resous total moun nan rete pi ba pase limit pèmèt yo pou benefis moun nan pa redwi.

Lajan Kach nan Rezidans lan
Dapre PEP a epi sou demann moun nan oswa anplwaye ajans ki apwopriye yo, yo ka kenbe lajan kach nan rezidans lan pou satisfè bezwen chak jou yon moun. Lajan kach la dwe nan yon kote ki an sekirite epi ta dwe gen aksè limite a lajan yo. Fon yo ta dwe disponib pou moun nan sou demann yo. Dwe gen dokiman nan rezidans lan, ki gen ladann yon liv oswa ekivalan, tout resi, debousman, ak balans tout lajan kach nan rezidans lan. Ekivalan lajan kach, tankou kat kredi prepeye, dwe trete kòm lajan kach si rezidans la kenbe. Kantite lajan kach nan rezidans lan ta dwe reflete bezwen depans moun nan dapre PEP li a epi li dwe egal oswa mwens pase kantite lajan plafon kach pou rezidans lan. Plafond lajan kach legal la aplike a kantite lajan total lajan kach, enkli salè, ajans lan kapab kenbe nan rezidans lan pou yon moun. Plafon lajan kach la ajiste chak ane lè gen yon SSA COLA epi li egal a kantite lajan alokasyon pèsonèl legal pou Kongregate Care Nivo III (Lekòl Espesyalite) plis $20. Montan sa a ka depase pou jiska 14 jou kalandriye pou yon rezon espesifik. Dokimantasyon sou kantite lajan espesifik, tan ak objektif pou kantite lajan an depase dwe enkli nan dosye kont lajan kach la. Yon ajans ka chwazi yon limit lajan ki pi ba pase kantite lajan legal la, men li pa ka depase montan sa a. Yon pòsyon lajan kach nan rezidans lan ka bay yon pwogram ki pa rezidansyèl pou moun nan itilize pandan y ap resevwa sèvis nan pwogram sa a. 

Pwogram Lajan Kach nan Jounen an
Pwogram lajounen yo dwe suiv egzijans pou tout founisè ki pa rezidansyèl yo. Lajan yo bay yon pwogram lajounen pa ta dwe gen yon enpak negatif sou kapasite moun nan pou l fè bagay li renmen nan aswè ak wikenn. Yon pwogram rezidansyèl pa ka transfere lajan alokasyon pèsonèl nan pwogram jounen an sof si pwogram jounen an gen pwosedi an plas pou jere alokasyon pèsonèl, tankou:

• Kenbe liv ak resi separe pou chak moun pou pwogram jounen an ap jere nenpòt lajan alokasyon pèsonèl. 
• Voye yon rapò chak trimès bay pwogram rezidansyèl la
• Swiv PEP moun nan

Pwosedi sa yo ta dwe itilize sèlman pou moun ki pa kapab jere pwòp lajan yo oswa pou kantite lajan ki pi gran pase sa ki endike nan evalyasyon jesyon lajan yo. Si pwogram lajounen an pa suiv egzijans regilasyon yo, anplwaye ajans rezidansyèl yo pa ta dwe voye lajan alokasyon pèsonèl nan pwogram jounen an. 

Egzanp: Yon DDSOO ak yon pwogram lajounen travay ansanm pou bay Jessica yon alokasyon pèsonèl pandan pwomnad kominotè li chwazi. Rezidans lan retire yon ti sòm ($20 oswa mwens) nan lajan kach la epi voye li nan pwogram jounen an. Pwogram jounen an bay rezidans yon resi pou lajan kach la. Anplwaye pwogram lajounen an kenbe yon liv sou tout depans yo, ki gen ladan fason yo te itilize lajan an ak resi yo si sa nesesè. Chak trimès, pwogram jounen an voye yon kopi Ledger la nan pwogram rezidansyèl la. Aranjman sa a diminye tan ak dokiman pou transfere ti kantite espesifik ant pwogram jounen an ak rezidans lan. OPWDD konsidere sa tou kòm yon aranjman ki pi an sekirite, paske mwens moun okipe lajan an chak jou.