Pwoblèm Odit

OPWDD ak lòt ajans gouvènman yo pral odit fason yon pwogram okipe alokasyon pèsonèl. Y ap egzaminen ledgers yo ak dokiman sipò yo, epi yo pral konte lajan kach ki nan men yo.

Gen kèk pwoblèm komen yo te jwenn pandan odit. Pwoblèm komen sa yo enkli:

• Alokasyon pèsonèl yo pa te separe ak revni konte nan twa (3) jou apre li resevwa
• Lajan te manke
• Montan total alokasyon pèsonèl yo pa te atribye ba moun nan lè kantite lajan revni yo pa touche yo te diminye 
• Revizyon chak ane sou pousantaj ki nesesè nan kont alokasyon pèsonèl pou moun k ap viv nan diferan kalite rezidans pa te konplete.
• Lajan Kach nan kay la depase limit legal pou chak moun
• Depans nan alokasyon pèsonèl yo pa apwopriye, pou egzanp, alokasyon pèsonèl yo te itilize pou peye pou sèvis telefòn lokal, preskripsyon ak lòt depans ki ta dwe te peye pa ajans lan oswa Medicaid.
• Ladrès moun nan manyen lajan nan MMA a pa te re-evalye detanzantan 
• Pwosedi ekri entèn sou fason pou okipe lajan alokasyon pèsonèl pa t egziste
• Dokimantasyon pou resi ak kontablite separe pou alokasyon pou rad semi-anyèl OPWDD te manke
• Lajan alokasyon pou rad semi-anyèl yo pa t 'te itilize 

Te gen tou pwoblèm komen ak ledgers, tankou:

• Tranzaksyon lajan kach yo pa te antre nan Ledger la nan moman yo te fèt la
• Moun ki te fè acha a pa te anrejistre
• Ledgers yo te mal konsève oswa ki pa egziste
• Erè matematik yo te fè sou Ledger la
• Acha pa t 'gen resi sipò
• Resi jenerik pa t gen ladann vandè, dat, oswa deskripsyon atik yo te achte yo 
• Moun ki te kapab pa t inisyal oswa siyen pou lajan yo te ba yo 

Pwomès se lè yon ajans oswa yon anplwaye prete lajan ajans oswa pwòp lajan yo bay yon moun epi li espere ranbousman nan lajan alokasyon pèsonèl. Lalwa Eta a entèdi prete lajan bay moun k ap resevwa alokasyon pèsonèl yo, menm pou yon peryòd kout, epi pita yo remèt yo nan lajan alokasyon pèsonèl yo. 

Si anplwaye nan rezidans lan pa gen aksè a lajan kach la nan moman demann lan, rezidans lan pa ka pran lajan nan ti kach oswa prè lajan pèsonèl epi pita ranbouse ti lajan kach oswa anplwaye nan alokasyon pèsonèl moun nan. Planifikasyon davans ka elimine sitiyasyon kote anplwaye yo ka tante prete lajan ajans oswa pwòp fon yo. Ajans lan ta dwe revize pwosedi li yo pou asire ke gen plan pou asire moun yo gen aksè a lajan yo lè anplwaye ki ka louvri sekirite a pa travay. 

Li difisil pou fè kèk acha lè l sèvi avèk lajan kach jodi a. OPWDD te devlope règleman pou adrese itilizasyon yon kat kredi pou fè acha nan yon fason ki evite pwomèt lè sa nesesè (tankou tikè avyon). DDSOO oswa ajans volontè a ka itilize kat kredi biznis yo pou achte yon atik (yo) pou yon moun DDSOO oswa Direktè ajans volontè a jere lajan alokasyon pèsonèl. Lajan moun nan dwe mete sou kote anvan acha a ak pou tout kantite lajan acha a. Si yo pa mete lajan yo sou kote anvan acha a, yo t ap konsidere sa kòm yon pwomès lajan, e sa t ap yon vyolasyon règleman OPWDD Pèsonèl Alokasyon (14 NYCRR 633.15).

Pou acha ki mande yon kat kredi, ajans lan ka asire yo pèmèt moun gen aksè a atik epi asire yo pa pwomèt lajan pa:

• Revize kont alokasyon pèsonèl la epi verifye gen yon balans ase pou kouvri acha a
• Mete sou kote pri total la anvan ou sèvi ak kat kredi a
• Peye tout pri a soti nan kont pèsonèl la nan bòdwo kat kredi a imedyatman apre tranzaksyon an

Yon ajans ka bay lajan pou achte atik oswa patisipe nan pwomnad kominotè lè moun nan pa gen revni. Sa a se pa avanse lajan kòm pa gen okenn atant moun nan pral remèt ajans lan. Si yon ajans bay yon moun lajan ki pa gen revni, yo pa ka ranbouse lajan pou depans pèsonèl yo si pita vin kalifye pou benefis yo. 

Pwosedi yo ka devlope pou pèmèt anplwaye yo gen aksè a ti kantite lajan alokasyon pèsonèl lè anplwaye ki gen aksè nan sekirite a pa travay. Youn nan fason yo se sèvi ak yon sistèm sub-ledger. 

Sou-liv yo rekòmande kòm yon pi bon pratik paske:

• Lajan kach andeyò zòn ki an sekirite yo pral minimize
• Li bay responsablite pou lajan yo
• Moun ka jwenn aksè nan lajan yo lè sa nesesè 

Egzanp - Sub-Ledgers

Egzanp sa a dekri pwosedi sub-ledger yo itilize pa yon founisè.

Fèy Ledger yo sekirize epi lajan yo kenbe fèmen nan yon sekirite. Founisè a deziyen yon manadjè Ledger ki gen aksè a Ledger la epi ki an sekirite. Yon ko-manadjè Ledger ka deziyen kòm yon back-up pou kouvri lè manadjè deziyen an pa travay. Yon rekonsilyasyon konplè nan liv ak lajan kach dwe fèt anvan responsablite ka chanje soti nan manadjè a nan ko-manadjè a. 

Si yo bezwen lajan lè pa gen aksè nan sekirite a, yo ka bay yon lòt anplwaye responsab yon ti sòm davans epi yo ka garanti andedan rezidans lan lè pwomnad yo fini. Anplwaye a siyen fèy liv la, epi yo mete lajan yo nan yon anvlòp sou-liv ki deziyen objektif lajan yo. Anplwaye a dwe dokimante kijan yo depanse tout lajan an epi li dwe bay resi yo. Lajan yo ak sub-Ledger yo sekirize lè anplwaye a pa soti ak moun nan oswa fè makèt sou non yo. Si gen yon objektif espesifik pou lajan kach la, anplwaye responsab la dwe achte epi retounen resi yo epi chanje yo bay manadjè Ledger la nan sèt (7) jou. Si yo mande plis lajan pou menm moun nan, moun k ap travay la dwe remèt sub-liv la anvan yo akòde lajan anplis yo.

Chak fwa yon anplwaye transfere lajan yon moun bay yon lòt anplwaye, dwe gen yon antre nan liv. 

Founisè a gen plizyè règleman ki ede pwoteje lajan an:

• Anplwaye yo pa gen dwa transfere oswa prete lajan nan kont yon moun nan kont yon lòt 
• Prè ki soti nan lajan alokasyon pèsonèl bay anplwaye yo entèdi
• Anplwaye yo pa gen dwa depanse pwòp lajan yo epi pita yo ranbouse
• Vini anplwaye yo ak lajan endividyèl yo pa pèmèt; yo kenbe lajan chak moun separeman
• Manadjè Ledger la ka odit sub-Ledgers nenpòt ki lè

Kòm alokasyon pèsonèl afekte kalite lavi yon moun, move itilizasyon se pini pa lalwa. Move jesyon alokasyon pèsonèl kapab yon deli Klas A. Pinisyon sivil ak kriminèl yo enkli:

• Jiska 2 zan nan prizon
• Amann $10,000
• Jijman jiska de fwa kantite lajan an mal itilize